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効率化ツール

以前の回で、人を有効活用しようと書きました。
弊社内でも、その観点で常に効率化の試みをしています。

今回は導入してみてよかったと思うものを紹介させていただきます。
（なお、値段は弊社で買った時のものです。）

１．ペットボトルでのお茶出し
＆ペットボトルウォーマー
これまでは来客に、夏はグラスで冷えたお茶を、冬は暖かい緑茶を茶碗で出していました。

もちろんこれが理想なのですが、来客のたびに冬は急須で、夏はグラスに氷を入れて出して、帰られた後には洗い物をするメンバー（というかメンバーの時間）が必要となっていました。

また、遅めの来客には、そのためだけに残ってもらうこともありました。

それを原則、350mlペットボトルを、ミーティング参加メンバー自らがお持ちすることに。

この結果、上記時間がなくなりました。
また、飲み切れなくてもそのままお土産とし、帰りにお飲みいただくことができるようになりました。

ちなみにうちの事務所では、冬はコンビニにあるようなペットボトルウォーマーが稼働しています。

ペットウォーマー 保温ケース
日本ヒーター機器 ペットボトルヒーター ホット
ドリンクケース 缶ウォーマー 電気式 2段 350ml/30本収納〔SW30-E2〕
(nhh-SW30-E2)
24,569円

２．直通電話
これまでは代表電話で何でも受けていました。

ただ、既に何度もやり取りいただいているお客様からすれば、いちいち「担当の××さんお願いします」とやるよりも、直接××が出た方が話が早いわけです。

特に、携帯から電話をしてたら切れてしまった。
かけ直すとまた最初から「××さんお願いします」のやり取りをするケースも散見されていました。

お客様の時間ももったいないし、こちらとしても、その価値のない取次にかかる担当者の時間をなんとかしたい。

そこで、私以外の担当には直通の電話番号を用意し、メールの署名に書かせるようにしました。
これで、かなり無駄が減った感じがします。

ちなみにNTTひかり電話だと、1番号追加すると、月100円です。

３．窓空き封筒
封筒にお客様のご住所・名称を印刷する。
封入物が本当に宛先のお客様宛のものかをチェックして封をする。

当然のようですが、これは結構無駄だしリスクがあります。

無駄というのは、封入物には既にお客様のお名前が入っているからで、
リスクというのは、違うお客様に送ってしまう危険です。

そのため、封筒を、書類の一部が直接見える窓空き封筒に変更することにしました。

株主総会の案内書類などでは、リスク軽減への配慮から昔から行われていたことですが、それを参考にさせてもらったわけです。

まだ完全には切り替わっていませんが、少し割高な封筒も、封筒印刷の時間とリスク軽減の効果で取り返せているように感じています。

４．紙折り機
紙折り機というものがあります。
名前の通り、やたらバンバン紙を折れる機械です。
人手でやるよりも当然きれいで早い。

ただ、あまり郵送物が多くない会社にはかえって邪魔だし、マシン代を回収できないのでやめた方が良いと思います。

また、結構音もうるさくて、突然紙折作業が始まるとびっくりします。

リードテクノス 自動紙折り機
Oruman MA150　A3～A5対応
90,000円

５．高めの複合機
以前、弊社内では、複合機1台に、インクジェットプリンタ2台、小型A4モノクロレーザープリンタ1台を置いていました。

複合機以外のものは、封筒印刷だったり明細印刷だったり、裏紙印刷だったりのために。
複合機1台でも良いのですが、上記の作業を1台に委ねると業務が滞留したり、何か故障があったときに困るためです。

インクジェットプリンタや小型のモノクロレーザーは安いから良いかな、と思ってやっていました。

ただ、インクジェットも小型プリンタも、見た目は安いですが、消耗品は結構高いです。つまり、ランニングコストが高い。

また、メーカーの思惑で消耗品にはまったく互換性がありませんから、その数だけインクやトナーを在庫しますし、本体を買い替えるとそのまま処分することになります。

さらに、その分だけスペースが必要。
電源ケーブル・LANケーブルがニョキニョキでています。

故障や紙詰まりも社内対応です。

そこでこれらは捨てて、ちょっと贅沢かと思いましたが複合機2台体制にしました。

事務所もすっきりだし、2台目を入れたことで、メーカーさんとの出力枚数当たりの契約も値引きしていただくことができています。
故障や紙詰まりは保守担当が電話1本で来てくれます。

まぁまぁ満足です。

以上今回は5点お知らせしました。
実はもっと良い方法ありますよ、とかあれば是非教えてください。

**************まとめ**************

あれこれ考えて導入した効率化ツール。
是非ご参考ください。
（そして、良いものがあったら教えてください。）

**************あとがき**************

私共の事務所では、明日7月1日から税理士法人ＡＳＣとして税務業務をスタートします。
（株式会社エーエスシーは、税務業務以外を対応するために残ります。）

これまでは、税務業務は私個人が対応する形だったスタイルを、社内のメンバーが税理士登録するにあたって組織変更することにした次第です。

これにより、これまで以上に組織的に業務対応を行うことができます。

ちなみに、全国には7万人の税理士登録者、3万の開業事務所があるそうです。

先日、会計事務所向けコンサルタントとお話ししたところ、私共の売上規模は、その3万事務所中、上位5％以内に入るとのことでした。

上位5％以内とは、上位1,500事務所以内。
微妙ですが、まぁまぁ良いです、ということでしょう。

良いと言ってもお客様とスタッフのおかげに他ならないのですが、たまたま現時点で上の方に来ているだけと思って、緊張を緩めず、これまで以上により価値のある事務所にしていくべく、税理士法人化をその良い機会としたいと思っています。