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今回はITツールについて。

人それぞれ好みがあると思いますが、私なりに導入してみてよかったな、と思うものを紹介させていただきます。

ITというよりも効率化のための一手法というものもありますが、ご参考ください。

１．スマートフォン
モバイルSuica、Edyにも対応するスマートフォン（Androidケータイ）という触れ込みなので発売日にガラパゴス003SHを買いました。
http://mb.softbank.jp/mb/smartphone/product/003sh/
（モバイルSuica、Edyとも、携帯と一緒だと快適なので）
ただ、どちらも現時点ではアプリ待ちで使えないので普通のスマートフォンとして使っています。（残念）

ただやはり良いのは、下記の２.、３．のようなツールが起動時間なしで操作できるところですね。

私自身特に出張は多くないのですが、それでも電車の時間や信号待ちの時間にPCベースのメールを簡単に見て処理できるので、やはり変えてよかったです。

２．G-mail
以前は事務所PC、自宅PC、ノートPC、それぞれに入っているOutlookExpressを使っていましたが、どれが最新の状態か分からない、事務所PCで受けてしまったので自宅では見られない、ということが多々ありました。

そのため、次にUSBにメールを持ち運べるツールを使ってみました。
当時としては大容量の4GBのUSBメモリにThunderBirdというメールソフトをインストールして持ち歩くのですが、なくす危険もあれば、完全に取り外し処理が終わっていないという理由でクラッシュしたりして、かえって大きな問題が起こりました。

そこで、G-mail

@ascinc.co.jpのような外部のPOPサーバーのメールアカウントをそのまま使う設定ができるので、便利に使っています。
容量も心配なし、クラウドなのでいつでもどの端末からも瞬時にアクセスできる、端末側のクラッシュはまったく無関係。
ネットにつながっていないときは使えませんが、今やネットにつながっていない状態の方が珍しいのでそれほど不自由していません。

３．Googleカレンダー
あまりにも多くの人が勧めるので使ってみたらやはり便利です。

以前は、事務所の共有サーバーにエクセルの予定表を入れて所内で共有していました。

外出先では事務所に電話しないと自分の予定が分からないというイマイチな状態だったのですが、これも解消されています。

ついでに言うと、すでに実施した業務も記録代わりに登録しています。

４．ネットワークスキャナ
ペーパーレス化のための手段です。

以前から複合機にあるネットワークスキャナ機能を使って、各種資料をせっせとデジタル化をしています。
ちょっと前までSHARPの複合機、今はXEROX。
どれでも良いと思います。

（なお、余談ながらドキュメントスキャナといえばSCANSNAPがペーパーレス化にもってこいと言われることがありま。ただ、過去の2世代使ったことがありますが、どれもダブルフィードばかり起こしてまったく良くなかったです。たまたまかもしれませんが。）

５．Docuworks（ドキュワークス）
４．で取り込んだデジタル文書データを編集・管理するソフトです。
大きさや作成元の異なるデータを１文書として管理できます。
Acrobatを使ってPDFでも同じようなことができますが、それよりも少し便利です。

６．マルチモニタ
ペーパーレス化をすると画面は2枚以上ないと大変です。
うちの事務所では何年も前から全員2枚のモニタを使っていて、以前は、PCの箱を開けてグラフィックボードを挿してました。
ただ、最近は簡単に次のようなもので済ませています。
どこの製品も値段的・機能的にも問題ありません。
たとえばこんなもの
http://www.iodata.jp/product/av/ga/usb-rgb2/feature.htm

７．ヤマトの機密文書リサイクルサービス
http://www.kuronekoyamato.co.jp/recycle/recycle_b.html
これはITツールではありませんが、良いサービスだと思います。

シュレッダーは、紙をわざわざ細かく裁断してその容量は大変なものとなります。

いっぱいになるたびに中のゴミを取り出して廃棄に回すわけですが、その際細かいゴミが散らばるし、何の生産性もありません。
さらにいえば、クロスカットされたものでも、その気になれば書いてある文字を読むことができます。
そんなシュレッダーのばかばかしさから導入したサービスです。
セキュリティ的にもコスト的にも満足です。

８．スキャンサービス
http://www.scapon.jp/
今流行の本の電子化サービスです。
私共の事務所には当然ながら会計や税務の書籍が結構あります。
しかし、中には、
いつか見る可能性があるという程度の本、
昔実施した業務の根拠資料として念のため取っておきたい本
といったものが少なからずあります。
そんな本を百冊単位でPDFにしてもらったところ本棚が何段も空きました。
（スキャンが戻ってくるまでに数週間時間がかかりましたが、案の定何の問題もなく、本当は捨てても問題ない本だったのかもしれませんが。）

９．リモートログイン（画面転送）ツール
以前ご紹介した事務所PCへのリモートログインツールです。
会計事務所向けのサービスを使っているので、一般の方であればたとえば次のようなフリーソフトになると思います。
http://www.teamviewer.com/ja/index.aspx
外から事務所のPCを操作したい。（通常は、事務所PCがつながる事務所サーバーのデータを参照したい。）というニーズが満たされます。

１０．HDリーダーライター
たとえば次のようなもの
http://direct.sanwa.co.jp/ItemPage/800-TK007

事務所サーバーのデータは何GBの世界になってきていて、そのバックアップをDVDやBDに行うのは非現実的になってきています。
つまり、HDに行うしか事実上ないので、私共では定期的に取るバックアップをこのようなHDアダプタに内臓用のHDをカセットのように差して、いっぱいになったら新しいものに差し替えて使っています。

以上10点挙げてみました。
参考になるものはあったでしょうか。

**************まとめ**************

より良いツールを試してみよう。
（そして、良いものがあったら教えてください。）

**************あとがき**************

ITツールの普及はすごいですね。
うちの3歳になったばかりの上の子は、PCや上記スマートフォンを使って、YouTubeで機関車トーマスや新幹線の動画を見て楽しんでいます。
（最初に出してあげた後、関連する動画を次々とクリックしているだけですが。）
停滞しているように見える世の中ですが、これからも色々なものが出てくるのでしょうね。
楽しみです。